Accès à l'information et assermentation

En tant qu’organisme public, la Ville de Sorel-Tracy est assujettie à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels  

En vertu de cette loi, toute personne a droit :

• d'avoir accès à un document administratif détenu par la Ville dans l'exercice de ses fonctions, sous réserve des restrictions et exceptions applicables prévues par la loi;

• d'être informée des renseignements personnels la concernant détenus par la Ville;

•  de demander la rectification d’un renseignement personnel la concernant et qui est inexact, incomplet ou équivoque ou si sa collecte, communication ou conservation n’est pas autorisée par la loi. 

Important  - Demande d’information versus demande d’accès à un document

Le responsable de l’accès n’a pas à répondre à chacune des questions présentées dans le cadre d’une demande; il doit cependant transmettre au demandeur tout document permettant ou susceptible de répondre à une question, sous réserve des restrictions et exceptions applicables prévues par la loi. Le responsable de l’accès n’a pas non plus à interpréter un règlement ou justifier une décision du conseil municipal. 

Ainsi, si votre demande ne concerne pas l’obtention d’un document, mais constitue plutôt une demande d’information, veuillez vous adresser à la réception de l’hôtel de ville, par téléphone au 450 780-5600 ou par courriel à info@ville.sorel-tracy.qc.ca 

Demande d'accès aux documents

Pour faire une demande d'accès aux documents, deux choix s'offrent à vous:

• Complétez le Formulaire

• Faire votre demande par écrit par courriel à greffe@ville.sorel-tracy.qc.ca  

• Faire votre demande par la poste à l’adresse suivante :
  Monsieur René Chevalier
  Responsable de l’accès aux documents et de la
  protection des renseignements personnels
  Service juridique et greffe
  71, rue Charlotte, C.P. 368
  Sorel-Tracy (Québec) J3P 7K1

Si le document demandé n’est pas clairement identifié, une demande de précision pourrait être demandée et des délais s’ajouteront en conséquence dans le traitement de la demande.

Demande d'accès aux documents concernant une autre personne 

Si vous demandez l’obtention de documents contenant des renseignements personnels sur une autre personne, un consentement écrit dûment signé par celle-ci doit être joint à votre demande ou transmis par courrier ou courriel au Service juridique et greffe. Ce consentement doit être suffisamment détaillé quant aux documents visés, à l’identité de la personne ou de l’entreprise autorisée à consulter ces documents et doit porter une date récente ainsi qu’une période de validité du consentement. Nous vous recommandons de compléter ce formulaire. 

Demande d'accès aux documents concernant un immeuble

Si vous demandez l’obtention de documents reliés à un immeuble, le consentement du propriétaire antérieur ou actuel, selon le cas, est requis et doit être joint à votre demande. Nous vous recommandons de compléter ce formulaire

À défaut de fournir le consentement requis, votre demande sera traitée conformément à la loi et l’accès à certains documents ou parties de ceux-ci pourrait vous être refusé.

Délai de réponse

Toute demande sera traitée en conformité avec les dispositions de la Loi dans un délai maximum de 20 jours suivant la date de réception. Si le traitement de la demande paraît impossible sans nuire au déroulement normal des activités de la municipalité, la Ville peut prolonger cette période de 10 jours. En pareil cas, le demandeur est avisé par écrit.

Refus

Si la Ville ne respecte pas le délai de traitement, le responsable de l'accès à l'information est réputé avoir refusé l'accès aux documents. Ce défaut permet un recours en révision devant la Commission d'accès à l'information. Un tel recours s'applique aussi en cas de refus ou de transmission partielle des documents demandés. La demande en révision doit être faite dans les 30 jours qui suivent la date de la décision (refus ou transmission partielle) ou de l’expiration du délai accordé par la loi au responsable pour répondre à une demande.

Cependant, seules les demandes faites par écrit peuvent faire l'objet d'une révision par la Commission d'accès à l'information.

Pour obtenir plus d’information à ce sujet, nous vous invitons à communiquer avec la Commission d'accès à l'information au 1 888-528-7741, par courriel au cai.communications@cai.gouv.qc.ca  ou à consulter son site Internet Commission d'accès à l'information du Québec (gouv.qc.ca)

Vous pouvez accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et, s’il y a lieu, demander des rectifications, selon ce que la loi permet ou exige. Vous pouvez aussi demander la suppression d’un renseignement périmé ou non justifié, ou formuler par écrit des commentaires. Toutefois, afin que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour, veuillez nous informer sans tarder de tout changement.

Vous pouvez effectuer votre demande de rectification de renseignements de trois façons:

• En complétant ce formulaire

• Par courriel auprès du responsable de l’accès à l’information à greffe@ville.sorel-tracy.qc.ca  

• Par la poste à l’adresse suivante :

Monsieur René Chevalier
Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels
Service juridique et greffe
71, rue Charlotte, C.P. 368
Sorel-Tracy (Québec) J3P 7K1

Veuillez noter qu’une telle demande doit être faite par une personne physique qui justifie son identité à titre de personne concernée.

Pour être considérés valides, certains documents officiels doivent être remplis par une autorité reconnue ou recevoir le sceau d'un commissaire à l'assermentation. La Ville de Sorel-Tracy offre ce service sur rendez-vous, aux citoyens seulement ou à tout propriétaire non domicilié d’un immeuble situé sur son territoire. 

Pour obtenir les services d’un commissaire à l’assermentation, vous devez:

1. Prendre rendez-vous auprès du Service juridique et greffe au 450 780-5600, poste 5718, ou par courriel au greffe@ville.sorel-tracy.qc.ca, avant de vous déplacer à l’hôtel de ville situé au 71, rue Charlotte;

2. Avoir en votre possession le document à assermenter, dûment rempli, mais non signé;

3. Présenter une preuve de résidence (exemples : compte de taxes, facture de services publics) et deux pièces d’identité officielles, dont au moins une avec photographie (exemples : carte d’assurance maladie, carte de résident permanent, passeport, permis de conduire du Québec). Veuillez noter que toutes les pièces d’identité doivent être valides au moment de l’assermentation. 

Services offerts

La Ville offre les services d’assermentation de divers documents, tels que:

• Affidavit (déclaration ou affirmation solennelle);

• Lettre de consentement pour un enfant voyageant à l’étranger 

• Certificat de vie et de résidence (attestation de vie);

• Certificat d’hébergement - Lettre d’invitation

• Déclaration sous serment - Preuve de résidence - Carte d’assurance maladie 

• Déclaration de copie conforme à l’original.

Des modèles et instructions peuvent être disponibles sur les sites gouvernementaux. 

Déclaration de copie conforme à l’original

Le greffier de la Ville, la greffière adjointe et un commissaire à l’assermentation ne peuvent pas certifier des documents ou attester qu’une copie d’un document est conforme à l’original à moins que ce document émane de la Ville. Cependant, ils peuvent faire prêter le serment à la personne qui lui présente cette copie et qui lui déclare qu’elle est conforme au document original. Toutefois, cette déclaration n’a pas pour effet de donner une valeur authentique à cette copie. En effet, seul l’émetteur d’un document authentique ou une autorité reconnue du pays ou territoire qui a délivré le document peut attribuer une telle valeur à une copie.